ServiceNow est une plate-forme puissante, mais elle ne peut pas toujours faire ce qu’une feuille de calcul peut faire.

Non seulement cela, mais il y a toujours un membre de l’équipe ou une partie prenante qui préfère obtenir toutes ses données dans Excel. Cela signifie que vous devrez souvent exporter des enregistrements de ServiceNow vers Excel pour créer des rapports, partager des données pour des initiatives, et bien plus encore.

Heureusement, il existe plusieurs façons de procéder.

Première méthode : exporter un rapport ServiceNow vers Excel

L’un des moyens les plus populaires d’obtenir vos enregistrements ServiceNow dans Excel consiste à utiliser les fonctionnalités de création de rapports intégrées de ServiceNow. En effet, tout rapport que vous créez dans cet outil peut être exporté sous forme de feuille de calcul Excel. Voici comment:

1. Aller à Rapportspuis à Afficher/Exécuter.

2. Ouvrez le rapport que vous souhaitez exporter.

3. Frappez le Partage icône puis Calendrier.

4. Frappez le Taper menu déroulant et choisissez Excel (.xlsx).

Avec cette méthode, vous pouvez envoyer votre rapport ServiceNow à n’importe qui sous forme de feuille de calcul Excel.

Mais que se passe-t-il si vous souhaitez simplement exporter une liste ?

Deuxième méthode : Exporter une liste de plateformes vers Excel

Vous n’avez pas besoin d’exporter un rapport complet chaque fois que vous souhaitez afficher des enregistrements ServiceNow dans Excel. Vous pouvez également les exporter directement à partir d’une liste, et cela ne prend que deux étapes.

1. Recherchez la liste que vous souhaitez exporter.

2. Cliquez avec le bouton droit sur les ellipses verticales à côté d’un en-tête de colonne ⋮ et frappé Exportersuivi de Excel (.xlsx).

Avec cette méthode, vous obtiendrez un ensemble d’enregistrements de votre table dans vos feuilles de calcul.

Limites de ces méthodes

Ces deux méthodes présentent un avantage majeur : elles sont faciles à utiliser. Vous n’avez pas besoin d’outils supplémentaires et il vous suffit de cliquer quelques minutes pour obtenir une feuille de calcul Excel remplie de ServiceNow. Mais si l’une de ces limitations constitue un obstacle pour vous, alors ces méthodes intégrées pourraient ne pas fonctionner.

• Ils sont manuels ou programmés : Bien que vous puissiez planifier certaines de vos exportations ServiceNow pour gagner du temps, vous êtes toujours confronté à des périodes pendant lesquelles vous ne disposez pas des données dont vous avez besoin. De plus, que vous déclenchiez des rapports programmés ou occasionnels, vous faites tout cela manuellement.

• C’est un aller simple : Tant que vous avez uniquement besoin d’obtenir des données de ServiceNow vers Excel, ces méthodes fonctionneront. Mais vous ne pourrez pas faire circuler de données dans l’autre sens.

• Aucune mise à jour : Une fois que vous avez exporté vos données, c’est tout. Si des changements surviennent même un instant après votre exportation, vous travaillerez avec des données obsolètes.

Si vous pensez qu’aucun de ces problèmes n’affectera votre flux de travail, ces méthodes fonctionneront probablement pour vous. Mais il existe une meilleure façon.

Meilleure méthode : exporter les enregistrements ServiceNow vers Excel et les synchroniser avec Unito

Unito est une solution de gestion de flux de travail sans code avec certaines des intégrations bidirectionnelles les plus approfondies pour les outils les plus populaires du marché, notamment ServiceNow, Excel, Google Sheets, HubSpot, Salesforce, etc. Avec un seul flux Unito, vous pouvez exporter automatiquement les enregistrements ServiceNow vers Microsoft Excel, où ils seront transformés en lignes. Ensuite, chaque fois qu’un enregistrement est mis à jour dans ServiceNow, vous verrez ces mises à jour dans Microsoft Excel. Aucune exportation manuelle requise.

Voici pourquoi Unito est la meilleure méthode pour exporter des enregistrements ServiceNow vers Excel :

• C’est automatique : Avec un seul flux Unito, vous pouvez conserver automatiquement les enregistrements ServiceNow vers vos feuilles de calcul, sans aucune exportation ou planification manuelle requise.

• C’est bidirectionnel ou unidirectionnel : Si vous utilisez Excel pour créer des rapports, vous pouvez utiliser Unito pour y centraliser les enregistrements ServiceNow avec un flux unidirectionnel. Mais si vous souhaitez que votre feuille de calcul serve de centre de répartition pour créer de nouveaux enregistrements ServiceNow et générer de nouvelles lignes de feuille de calcul en même temps, un flux bidirectionnel est préférable.

• Cela fonctionne également avec d’autres outils : Connectez ServiceNow avec des outils de feuilles de calcul, des applications de gestion de projet, des plateformes CRM et bien plus encore.

Vous pouvez configurer un flux Unito en quelques minutes seulement. Voici comment.

Étape 1 : Connectez ServiceNow et Excel à Unito

Vous choisirez également la table ServiceNow à partir de laquelle vous souhaitez exporter les données et la feuille de calcul Excel vers laquelle vous souhaitez les envoyer.

Étape 2 : Utilisez des règles pour filtrer les enregistrements ServiceNow que vous ne souhaitez pas exporter vers Excel

Vous pouvez exclure des enregistrements en fonction de n’importe quel champ de votre table.

Étape 3 : Mappez les champs de votre enregistrement ServiceNow avec les champs dans Excel

Et c’est tout! Maintenant, lancez simplement votre flux et regardez vos données Asana être automatiquement exportées vers votre feuille de calcul.