Cette procédure pas à pas détaille les étapes requises pour intégrer les enregistrements Airtable aux événements de Google Calendar, bien que des étapes et des principes similaires s’appliquent à de nombreuses autres intégrations Unito. Ci-dessous, nous allons vous montrer comment connecter rapidement Airtable et Google Calendar à Unito afin que tous les enregistrements que vous ajoutez dans Airtable puissent apparaître sous forme d’événements dans votre calendrier. si vous le souhaitez.
Cette intégration a deux objectifs :
- Créez un nouvel événement Google Calendar basé sur des enregistrements spécifiques dans Airtable ;
- Conservez ces enregistrements et événements dans une synchronisation bidirectionnelle en temps réel afin que les modifications apportées à l’une ou l’autre application apparaissent dans l’autre.
Voici à quoi ressemble notre calendrier de démonstration après avoir connecté Google et Airtable à Unito :
Pourquoi connecter automatiquement Airtable et Google Calendar ?
Avant tout, Unito est conçu pour faciliter la collaboration grâce à l’automatisation. En termes simples, nous nous chargeons des tâches fastidieuses et chronophages afin que votre équipe puisse se concentrer sur une vision plus large. Dans ce cas, nous parlons de vous éviter d’avoir à copier-coller les détails d’enregistrements spécifiques dans votre calendrier.
Si vous utilisez Airtable sur votre appareil mobile, c’est encore plus pratique : quelque chose arrive au travail et vous le voulez dans Airtable et votre agenda Google ? Ajoutez-le en tant que ligne Airtable et Unito dupliquera automatiquement les détails clés dans un nouvel événement du calendrier.
De manière plus large, cette intégration est également utile pour étendre la visibilité sur les délais clés, les événements, déléguer des tâches urgentes, etc.
La synchronisation d’Airtable avec Google Calendar est une prochaine étape intelligente pour tout professionnel qui est prêt à faire passer son jeu d’automatisation de flux de travail au niveau supérieur. Voici à quoi ressemble l’un de nos enregistrements après synchronisation avec un événement :
Qui doit synchroniser Airtable et Google Calendar avec Unito ?
Toute équipe qui utilise Airtable pour le travail et Google Calendar pour gérer son emploi du temps bénéficiera de la synchronisation de ces outils. Cet article présentera un cas d’utilisation unique pour vous montrer ce que Unito peut faire, mais n’hésitez pas à l’adapter à vos besoins et à vous en inspirer.
Une fois que vous avez terminé, nous vous encourageons à expérimenter et à personnaliser votre flux Airtable – Google Calendar pour vous l’approprier.
Imaginons donc qu’il y ait une équipe dans Airtable qui planifie sa feuille de route avec une base de données qui comprend des détails sur les initiatives ou activités à venir qui sont urgentes. L’équipe souhaite rendre ces informations visibles en interne via Google Agenda pour toute personne n’a pas travaillez avec Airtable tous les jours.
Alternativement, ils voudront peut-être offrir une visibilité aux équipes qui travaillent souvent depuis leur téléphone et qui sont plus susceptibles de consulter Google Calendar au lieu d’Airtable pour les dates clés.
Chaque événement synchronisé avec Airtable peut avoir sa propre liste d’invités, détails, dates et heures, etc. La synchronisation d’Airtable avec Google Calendar mettra automatiquement à jour toutes les modifications apportées à un enregistrement ou à un événement associé en temps réel.
Avant de connecter votre compte Airtable et Google Calendar à Unito
Afin de synchroniser vos enregistrements Airtable, il vous suffira de suivre quelques étapes pour préparer votre base au préalable :
Ajouter un Heure de la dernière modification champ comme dernière colonne dans Airtable
Depuis votre base Airtable, cliquez sur + pour ajouter une colonne, faites défiler la liste et recherchez Heure de la dernière modification. A ne pas confondre avec Dernière modification par.
Ce sont des champs différents avec des noms à consonance similaire, alors ne les mélangez pas. Vous pouvez lui donner un nom ou non, mais ce champ ne sera pas mappé par Unito. Il est requis, cependant, pour que votre flux fonctionne comme prévu.
TL;DR – Assurez-vous que votre Airtable dispose d’un Texte sur une seule ligne champ appelé Titre et un Heure de la dernière modification champ.
Autoriser Unito à synchroniser les enregistrements Airtable
Voici un guide rapide sur la façon de connecter Airtable à Unito pour la première fois :
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Vous êtes maintenant prêt à créer un flux dans Unito !
Étape 1. Connectez Airtable et Google Calendar à Unito
Accédez à l’application Unito et sélectionnez +Créer un flux. Frapper Commencer ici pour connecter Airtable et Google Calendar. Lorsque vous connectez Google Agenda pour la première fois, cochez toutes les cases pour vous assurer que votre flux fonctionne correctement.
Ensuite, vous devrez spécifier le compte, la base de données et le calendrier que vous souhaitez synchroniser via Unito.
Dans l’exemple ci-dessus, j’ai choisi de synchroniser un calendrier intitulé « Tâches pour mon calendrier » avec une étiquette appelée « Calendrier Airtable partagé ». Je sais ce que vous pensez, et oui, ce sont des noms très créatifs et originaux.
Lorsque vous êtes prêt à continuer, cliquez sur Confirmer.
(facultatif): Parcourez nos présentations d’Airtable et de Google Calendar pour avoir une meilleure idée des limites et des capacités de chacun.
Étape 2. Définir le sens du flux unidirectionnel d’Airtable vers Google Agenda
Pour ce cas d’utilisation, nous allons créer de nouveaux événements dans Google Agenda basés sur les enregistrements dans Airtable. Assurez-vous donc que la flèche directionnelle pointe depuis Table à air à Google Agenda.
Calendrier sur les nouvelles activités marketing, nous définirons un flux unidirectionnel d’Airtable vers Google Calendar.
Cliquez sur Confirmer lorsque vous avez choisi un sens d’écoulement.
Étape 3. Définissez des règles pour synchroniser des enregistrements Airtable spécifiques avec les événements de Google Calendar
Ensuite, nous définirons des règles pour filtrer les enregistrements que nous ne souhaitons pas voir apparaître en tant qu’événements dans Google Agenda. Un excellent moyen de le faire consiste à utiliser les champs et/ou les couleurs à sélection unique d’Airtable dans Google Agenda. Voir ci-dessous pour un exemple.
Sélectionner Ajouter un nouveau déclencheur pour personnaliser votre ensemble de règles.
Puisque vous pouvez nommer tous vos champs dans Airtable, vous disposez ici d’une grande flexibilité pour les personnaliser comme bon vous semble. Dans l’exemple ci-dessus, nous avons demandé à Unito de créer des événements Google Agenda basés sur des enregistrements avec des statuts spécifiques que nous avons choisis. De cette façon, seuls ces enregistrements deviendront des événements et aucun autre.
En savoir plus sur la définition de règles.
Étape 4. Faire correspondre les champs entre les événements de Google Calendar et les enregistrements Airtable
Unito transforme les détails de vos enregistrements Airtable et des événements de Google Calendar en champs mappables qui peuvent être synchronisés entre les outils. Mais lorsque vous accédez pour la première fois à cet écran, il vous sera demandé si vous souhaitez mapper automatiquement vos champs ou les choisir manuellement. Étant donné que les champs Airtable sont tous uniques à votre configuration particulière, vous devrez opter pour l’approche DIY.
Que sont les mappages de champs ?
La plupart des champs seront automatiquement mappés pour les mises à jour bidirectionnelles, mais vous pouvez les modifier individuellement si vous préférez les mises à jour unidirectionnelles dans certains cas. Avec les mises à jour bidirectionnelles, les modifications apportées dans l’un ou l’autre outil mettront automatiquement à jour l’autre. Une mise à jour unidirectionnelle limite les modifications à une seule direction.
Sur l’écran suivant, cliquez sur + Ajouter une cartographie pour synchroniser les champs, puis Sélectionnez un champ pour chaque outil et recherchez le champ que vous souhaitez cartographier.
Dans l’exemple ci-dessus, nous avons dit à Unito que les membres de notre équipe dans Airtable deviendront des invités dans Google Agenda, tandis que le statut et un lien vers chaque enregistrement Airtable apparaîtront dans le pied de page de description de l’événement et le reste devrait, espérons-le, être explicite. .
Unito vous permet également de mapper un certain nombre d’autres champs dans Google Agenda, tels qu’une date de début, une date de fin, les détails de l’événement, l’heure de début, l’heure de fin, etc.
Cliquez sur Confirmer lorsque vous êtes satisfait de vos mappages de champs.
NOTE: Unito est uniquement capable d’identifier vos contacts (participants) par leurs adresses e-mail. Donc, si vous souhaitez que votre liste d’invités soit remplie par l’enregistrement Airtable synchronisé, assurez-vous que chaque contact et son e-mail existent déjà dans les deux applications.
En savoir plus sur la définition des mappages de champs.
Étape 5. Lancez votre flux
Et c’est tout! Vous venez de terminer un flux entre Airtable et Google Calendar. Toutes nos félicitations!
Si vous avez suivi les étapes ci-dessus, votre flux :
- Créez de nouveaux événements Google Agenda pour les enregistrements Airtable que vous avez inclus dans l’ensemble de règles.
- Synchronisez les dates, les heures, les invités, les titres et les descriptions des événements entre vos outils et tenez-les à jour en temps réel.
Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous contacter et à nous le faire savoir. Notre équipe d’assistance en direct est prête à intervenir et à vous donner un coup de main pour s’assurer que vos flux fonctionnent toujours comme prévu.
FAQ : intégration Airtable-Google Calendar
Pouvez-vous intégrer Google Agenda à Airtable ?
Airtable dispose d’une intégration native pour Google Calendar, mais elle vous permet uniquement de synchroniser les calendriers avec des bases, et non l’inverse.
Unito, d’autre part, vous permet de connecter Airtable et Google Calendar avec une véritable synchronisation bidirectionnelle, ce qui signifie que vous pouvez transférer des données entre les outils.
Comment créer une synchronisation Airtable-Google Calendar ?
Avec Unito, il vous suffit de suivre cinq étapes pour créer une capacité de synchronisation bidirectionnelle entre Airtable et Google Calendar :
- Connectez Airtable et Google Calendar à Unito.
- Choisissez entre une synchronisation unidirectionnelle ou bidirectionnelle.
- Définissez des règles pour synchroniser des enregistrements Airtable spécifiques avec les événements de Google Agenda (et vice versa).
- Mappez les champs de Google Agenda avec les champs d’Airtable.
- Lancez votre flux.
Avec ce flux, vous pouvez synchroniser à la fois un événement existant ou de nouveaux événements Google Calendar avec les enregistrements Airtable. C’est un excellent moyen de partager des événements de Google Agenda de manière à les analyser ou simplement à les représenter visuellement dans une base de données. Même les événements récurrents peuvent être synchronisés avec cette intégration.
Pourquoi cette intégration ?
Voici quelques raisons pour lesquelles la synchronisation avec Unito est plus logique qu’une intégration native :
- Votre calendrier peut être modifié: Les intégrations natives sont généralement unidirectionnelles, vous êtes donc coincé avec une vue en lecture seule. Unito vous permet de synchroniser les modifications d’Airtable avec Google Calendar afin que toutes les mises à jour que vous effectuez à l’un ou l’autre côté soient immédiatement reflétées à l’autre.
- Vous pouvez choisir un calendrier privé ou public : Nous savons que la confidentialité et la sécurité sont importantes pour vous. C’est pourquoi, contrairement à une intégration native, les événements de votre calendrier peuvent rester privés car ils sont synchronisés avec d’autres outils.
- L’intégration de Google Agenda et d’Airtable n’est qu’un début : Unito propose plus de 30 intégrations que vous pouvez connecter à Airtable et Google Agenda. Cela signifie qu’Airtable peut devenir votre hub ou votre solution tout-en-un, quels que soient les autres outils utilisés par votre équipe.
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