Le bureau moderne a besoin de technologie afin de capitaliser sur toutes les innovations les plus récentes pour un travail plus productif. Nous vivons dans un monde interconnecté, ce qui signifie que la séparation d’avec cette technologie n’est plus une option. Au contraire, les espaces de travail adoptent la technologie d’une manière jamais vue auparavant par les générations précédentes, tout en suivant ses derniers développements.

L’intégration de la technologie dans votre espace de travail est une approche assez simple, mais vous devez être conscient de certaines choses avant de décider de la marche à suivre. Heureusement, ce guide servira de ressource pour vous aider à trouver la meilleure façon d’utiliser la technologie au sein de votre bureau, vous permettant d’être opérationnel le plus rapidement possible.

DÉFINIR LE BUREAU INTELLIGENT

Le « bureau intelligent » peut sembler spécifique, mais il s’agit en fait d’une généralisation qui désigne tout lieu de travail utilisant la technologie comme moyen d’améliorer la productivité et l’efficacité globale. En tirant parti de la technologie sur le lieu de travail, les entreprises peuvent encore augmenter la productivité des travailleurs en interconnectant les équipes avec du matériel et des logiciels qui facilitent leur travail quotidien.

Une grande partie de cela est liée aux ressources et aux données, mais cela inclut également le bon type de mobilier de bureau et de machines qui peuvent faciliter une journée de travail plus productive. Les bureaux intelligents évoluent constamment avec les nouvelles technologies, ainsi que les mises à jour de la technologie existante qui s’appuient sur les améliorations précédentes. Au fil du temps, les bureaux deviennent plus productifs, ce qui leur permet de s’étendre et de se développer à un rythme plus rapide.

CHOISIR LA BONNE TECHNOLOGIE

Lorsqu’il s’agit d’adopter la technologie dans votre lieu de travail, il est important de comprendre quels types sont nécessaires pour des domaines spécifiques. Par exemple, la réception peut nécessiter une technologie différente de celle, par exemple, de la salle de conférence ou de réunion. Pour ce dernier, vous devrez penser à des technologies telles que des logiciels de planification, du matériel de visioconférence et de mise en réseau, etc., tandis que les premiers peuvent nécessiter un logiciel de réunion et une technologie de suivi des visiteurs sous la forme de laissez-passer temporaires.

Le bureau principal nécessitera évidemment une technologie sous forme de connectivité, une connexion Wi-Fi puissante, la prise en charge de divers appareils et des ports de données et de charge facilement accessibles. Quel que soit le scénario, il est important que la technologie agisse comme une facette d’accompagnement de votre bureau qui soit facile d’accès à tout moment.

L’IMPORTANCE DE L’AMÉNAGEMENT DES BUREAU

La technologie elle-même n’est qu’une partie d’un véritable concept de bureau intelligent. L’autre réside dans l’aménagement du bureau lui-même. Une mauvaise disposition signifie que la technologie ne pourra pas aider correctement les travailleurs à faire de leur mieux. C’est pourquoi il est utile de comprendre le fonctionnement de certaines zones du bureau, afin de mieux intégrer la technologie dans le mix.

Par exemple, il est courant pour les employés d’utiliser plus d’une zone du bureau pour effectuer leur travail quotidien. Cette approche « freestyle » rompt la monotonie du quotidien et rafraîchit l’esprit. Par conséquent, les employés peuvent souhaiter se déplacer vers différentes parties du lieu de travail, ce qui signifie qu’ils auront besoin d’un accès immédiat à la technologie. Pour cette raison, il est bon d’identifier les endroits les plus fréquentés par les employés, ce qui vous permettra de mettre en place la bonne intégration de la technologie à utiliser.

Un autre facteur à prendre en compte est le concept de « hot-desking », selon lequel plus d’un travailleur utilisera un poste de travail ou un bureau particulier. Ceci est le plus souvent associé au travail à distance à temps partiel, où les employés ne viennent au bureau que quelques jours par semaine. Dans ce cas, l’espace peut être économisé en installant moins de bureaux ou de postes de travail, permettant à plus d’employés d’utiliser le même endroit. Ici aussi, l’aménagement d’un tel espace de bureau aura une incidence sur la façon dont vous intégrez la technologie dans le mix.

CHOISIR LE LOGICIEL ET LE MATÉRIEL APPROPRIÉS

Les bureaux intelligents d’aujourd’hui utilisent tout ce qui précède, y compris le travail à distance, comme moyen d’atteindre les objectifs de l’entreprise. Par conséquent, choisir le bon logiciel peut faciliter une intégration plus fluide de la technologie et une journée de travail plus fluide pour tous les membres de l’équipe.

Des plateformes comme Zoom, Google Meet et Microsoft Teams sont couramment utilisées par les employés pour collaborer et garder un œil sur les projets, tandis que des logiciels comme Monday.com agissent comme un hub centralisé pour les activités et les tâches quotidiennes. Du côté matériel, il est sage d’investir dans des choses comme des webcams de haute qualité qui faciliteront la communication. Assurez-vous de choisir des webcams avec une sortie haute résolution, surtout si les employés doivent prêter attention à des choses comme les tableaux blancs et les présentations.

En ce qui concerne les réunions et la planification, des programmes comme Robin et Calendly sont d’excellentes solutions incontournables, tandis que tout ce qui concerne l’analyse peut être mieux exploité par Meeting Owl, Teem ou AskCody. Il existe une multitude d’excellents logiciels et matériels parmi lesquels choisir afin de créer l’espace de bureau intelligent parfait.

CONCLUSION

Intégrer la technologie dans le lieu de travail signifie choisir le bon type pour vos activités quotidiennes, tout en les fusionnant avec des techniques d’aménagement de bureau appropriées. Cela étant dit, il n’est pas toujours facile de connaître la meilleure façon d’aborder cela. Chez Sensyst, nous comprenons la dynamique entre la technologie et le design de bureau, c’est pourquoi nous vous invitons à nous contacter dès aujourd’hui si vous cherchez à transformer votre espace.

Nous vous aiderons à identifier vos besoins et la meilleure façon de marier la technologie avec une conception de bureau solide, qui rapportera des dividendes de productivité pour les années à venir. Contactez-nous aujourd’hui pour en savoir plus.