Shuli Steele nous aide à percer les secrets de l’alchimie du lieu de travail en déconstruisant le bureau en quatre ressources clés pour les employés.

Un ami de CRE a récemment mentionné que la gestion de portefeuille distribuée est le nouveau fondement de la stratégie sur le lieu de travail. Un autre considère l’optimisation de l’espace et une utilisation accrue comme une stratégie sur le lieu de travail, et un troisième indique que la mise en œuvre des décrets des dirigeants est le seul moyen de produire des résultats acceptables. Il s’agit de réponses au niveau macro à la conception de nos environnements de travail. Il s’agit de changements radicaux et massifs destinés à promouvoir certains niveaux de fréquentation et de productivité, et à justifier des millions en loyers, en frais d’entretien et en coûts globaux des installations.

Considérons également les réponses au niveau micro et déconstruisons le bureau pour créer une plus grande valeur au sein de ses ressources. Les bureaux remontent à des centaines d’années et étaient conçus pour les écrivains, les archivistes et les scribes qui avaient besoin d’un endroit loin du bruit et de la saleté des ateliers de fabrication. Avance rapide jusqu’en 2020, lorsque les employés de bureau de tous les secteurs se sont démenés pour savoir quoi rapporter à la maison et comment créer un environnement de bureau similaire.

Déconstruire le bureau

« Les employés recherchent des bureaux qui sont à la fois efficaces pour soutenir leur capacité à se concentrer sur leur travail et offrir une combinaison d’expériences plus souhaitable », a déclaré Janet Pogue McLaurin, directrice mondiale de la recherche sur le lieu de travail, directrice, Gensler.

Comprendre comment les employés passent leur temps ainsi que les expériences et les paramètres de travail dont ils ont besoin pour être plus performants est essentiel pour la performance de l’entreprise et l’engagement des employés.

Une combinaison souhaitable d’expériences se traduit par une variété de conceptions de bureaux avec de multiples combinaisons de ressources de base :

1. Stocké Information
2. Écran Technologie
3. Travail Surfaces
4. Sièges

Informations stockées

Les employés comptent sur l’accès à l’information pour mener à bien leurs tâches. Qu’il s’agisse de magasins cloud numériques, de documents imprimés tels que des documents RH et des plans d’étage, ou des connaissances de leurs pairs, les employés doivent accéder à ces données pour mener à bien leurs projets. Les conversations autour d’une fontaine à eau, les captures informelles de talents ainsi que les réunions planifiées comptent comme des échanges d’informations stockées et contribuent grandement à la déconstruction du bureau. Nous nous appuyons sur les compétences et les expériences des autres employés pour connaître les meilleures pratiques, les processus et les pièges liés à l’exécution d’un travail similaire.

Le travail à distance a modifié non seulement les lieux mais aussi le paysage des heures de bureau, ce qui a nécessité un accès 24h/24 et 7j/7 à bien plus de matériel que par le passé. Cela renforce la nécessité d’un contenu numérique élargi ainsi que de meilleurs systèmes pour partager les connaissances individuelles. Interrogez les collaborateurs sur leurs besoins :

• Quelles informations existent aujourd’hui dans les référentiels de l’entreprise dont j’ai besoin pour mener à bien mon travail ?
• Qui vérifie les informations et peut valider leur exactitude, leur qualité et leur authenticité ?
• Qui possède les données de l’entreprise et autorise l’accès ?
• À quelles compétences et expériences de mentors dois-je avoir accès pour réussir ?
• Comment puis-je accéder aux données des autres services et interagir avec elles ?
• Quelles sources publiques sont nécessaires pour réaliser mon travail ?
• Dans quelle mesure l’IA est-elle essentielle à mon travail ? Quelles sources sont considérées comme exactes en tant qu’entrée ? Comment les biais de données existants sont-ils résolus pour augmenter la valeur ?

Considérez d’abord les données de l’organisation, car il s’agit d’une ressource fondamentale. Identifiez qui gère l’exactitude, l’actualité, la qualité et l’accès. Permettez aux employés de déterminer quels ensembles de données constituent des entrées essentielles pour accomplir leurs tâches. Reconnaissez que dans le passé, les employés recevaient souvent un accès en fonction de leurs titres et de leurs départements. Le côté positif de la pandémie est un changement de mentalité vers un accès plus dynamique basé sur le travail de projet. Les frontières tracées par les départements deviennent plus poreuses à mesure que les employés prouvent que travailler avec d’autres secteurs d’activité et qu’avec des intrants élargis produit souvent de meilleurs résultats.

Technologie d’écran

Nous comptons sur les écrans pour partager des données depuis la production du premier CRT (vers 1897). Aujourd’hui, nous les portons sans réfléchir et les portons facilement sur nous-mêmes. En appliquant la simplicité de la taille des t-shirts, il existe des petits écrans conçus pour un usage individuel, des écrans moyens pour l’interaction de groupe entre pairs et de grands écrans pour les présentations individuelles, les mairies, la signalisation, etc. Selon la taille vers le haut, l’interaction avec ce qui est partagé diminue.

Compte tenu de la vitesse fulgurante avec laquelle la technologie progresse, des systèmes bien conçus finiront par réduire notre fardeau à transporter simplement nos propres interfaces (par exemple, clavier, souris, visionneuses portables, combinaisons haptiques). Où que se trouve notre bureau, les systèmes reconnaîtront qui nous sommes et nous autoriseront à accéder à la technologie et aux informations dont nous avons besoin au quotidien.

Surfaces de travail

Les bureaux ont rétréci en raison des progrès technologiques et des allocations économiques, pas nécessairement en raison des besoins des employés. En fait, les recherches montrent que les gens assimilent mieux les informations lorsqu’ils écrivent des notes à la main (Shibata, Omura). Les employés ont besoin d’une variété d’options adaptées au type de travail effectué (qu’il s’agisse d’apprentissage ou de production) et doivent être capables de naviguer facilement dans les choix pour favoriser les déplacements dans une zone. Les employés qui ont la possibilité de laisser libre cours à leurs pensées proposent souvent des idées plus créatives ; de nombreuses études indiquent que la marche est un moteur clé de la créativité (Tilson).

Les bureaux assis/debout sont parfaits pour le travail en solo, mais la nature d’un dispositif mécanique qui élève et abaisse une surface tout en hébergeant un ordinateur portable et d’autres appareils personnels limite à la fois la taille et la mobilité dans un bureau. Envisagez des bureaux pour le travail en solo ou en petits groupes. Incluez des surfaces à hauteur de comptoir et de bar avec des sièges proportionnés, mais considérez également ces hauteurs sans sièges pour les réunions informelles. Installez autant que possible des roulettes à roulettes verrouillables et assurez-vous que certains meubles peuvent passer à travers les portes pour des reconfigurations impromptues.

Allez au-delà des surfaces horizontales et incluez des murs inscriptibles et d’autres séparateurs verticaux tels que des cloisons en verre. Imaginez avoir une surface pour noter rapidement une idée où que vous soyez et la possibilité de stocker et de partager facilement ces réflexions avec d’autres. Les surfaces doivent être activées dans tout un bureau, augmentant ainsi la fongibilité de chaque zone.

Sièges

Nous avons réfléchi à l’endroit où nous nous asseyons (bureau, maison, tiers espaces, solo, groupe) et à la manière dont nous nous asseyons (ergonomie), mais avons passé moins de temps à nous connecter lorsque nous sommes assis avec bien-être et productivité. De nombreux articles de recherche ont mis en évidence les effets néfastes de la position assise et les bienfaits de l’activité. Imaginez des options de prototypage où les employés peuvent vérifier les sièges qui convient à des tâches particulières. Certains voudront peut-être des chaises à genoux tandis que d’autres préféreront des ballons d’exercice ou des tabourets à bascule. Ces options uniques ont probablement été explorées pendant la pandémie et devraient être respectées lorsqu’on demande aux employés de retourner au bureau. Certains employés peuvent avoir constaté une productivité plus élevée en marchant pendant les réunions et souhaitent éviter complètement les chaises pendant une partie de la journée.

Processus et résultats

Commencez par les informations stockées, car il s’agit de la ressource la plus critique et elle prend en compte non seulement le contenu numérique, mais également les connaissances, les idées et les expériences des employés. Cela met en évidence les compétences très convoitées et commence à indiquer quand les employés doivent se réunir. Considérons ensuite la technologie et la manière dont les connexions numériques peuvent imiter des expériences équitables pour les participants. Considérez à quel point le langage non verbal est essentiel dans une conversation et tenez compte de son impact sur les décisions prises.

Offrez une variété de surfaces de travail et des sièges proportionnés. Les surfaces peuvent être des bureaux, des tables, des murs inscriptibles, des écrans, des tableaux d’affichage, des murs à craie… laissez les employés imaginer ce qui fonctionne pour eux et envisagez de les proposer dans le cadre d’un contrat : si je fournis cela, vous obtiendrez des résultats acceptables. Les sièges peuvent être des chaises, des coussins roulants, des ballons d’exercice, des chaises à bascule et même des idées prototypées décousues. L’objectif est d’offrir suffisamment de choix aux employés pour qu’ils puissent choisir ce qui leur convient à tout moment.

La stratégie sur le lieu de travail a évolué de SF/personne à SF/événement. Laissez les employés sélectionner la meilleure combinaison de « S » pour un événement. Certains seront des événements de longue date comme les tâches répétitives associées aux comptes clients ou aux centres d’appels. D’autres seront des événements uniques basés sur le partage d’informations et la prise de décision. Donnez du pouvoir aux employés, puis tenez-les responsables des résultats. Cela crée un modèle durable pour mesurer la valeur du lieu. Le bureau déconstruit est une nouvelle forme d’alchimie sur le lieu de travail et crée de nouveaux modèles d’autonomie, d’action et de responsabilité.

Pensez à ce qui a été emballé en 2020 et déballez le bureau lui-même pour mieux planifier les ressources dont nos employés ont besoin.

Les références

Gensler (décembre 2022) « Une nouvelle enquête révèle que les employés souhaitent que le bureau soit un lieu où travailler, pas seulement se connecter », extrait de :

Shibata, Hirohito, Omura, Kengo (juin 2018) « Reconsidération des effets de l’écriture manuscrite : comparaison de la charge cognitive de l’écriture manuscrite et de la dactylographie », extrait de :

Tilson, Tracy (2021, octobre) 3 raisons pour lesquelles la marche stimule la créativité Extrait de :