Les dépenses par carte de crédit ont plus que triplé au cours de la dernière décennie. Pour les commerçants acceptant les cartes de crédit, cela signifie des milliards de dollars en frais de traitement. Même si la transformation peut représenter une grosse somme d’argent, rares sont ceux qui comprennent les tenants et les aboutissants de cette industrie difficile à naviguer. Les processeurs de cartes de crédit gonflent souvent ces frais, ce qui entraîne des coûts annuels importants qui seraient autrement évitables.

Le montant même des honoraires peut être écrasant pour les cabinets médicaux, qui manquent souvent des connaissances ou des ressources nécessaires pour faire face à ces coûts. Cela permet aux processeurs de surfacturer ou d’ajouter des frais inutiles sans examen minutieux. Heureusement, il est possible pour ceux qui connaissent le secteur de comprendre chaque frais et de décomposer le relevé du commerçant pour voir où les entreprises, telles que les cabinets médicaux, peuvent économiser de l’argent.

Voici quelques questions courantes :

Pourquoi est-il important pour les cabinets médicaux d’optimiser les coûts de traitement des cartes de crédit ?

Les cabinets médicaux sont confrontés à des défis encore plus uniques en matière de traitement des cartes de crédit qu’un commerçant classique, notamment les frais coûteux des cartes de crédit virtuelles liés aux paiements d’assurance, les problèmes d’intégration logicielle et la gestion des données sensibles des patients. Ces facteurs entraînent souvent des frais gonflés, des pénalités et même des failles de sécurité, qui ajoutent tous des coûts importants à l’exploitation d’un cabinet. En optimisant votre système de traitement, les cabinets médicaux peuvent réduire ces dépenses inutiles, renforçant ainsi leurs résultats.

Combien coûtent généralement les frais de traitement des cartes de crédit aux cabinets médicaux ?

Les frais moyens de traitement des cartes de crédit varient de 2,5 % à 4,5 %, selon des facteurs tels que le type de transaction, la catégorie de commerçant et la carte utilisée. Pour les cabinets médicaux qui gèrent d’importants volumes de paiements, ces frais peuvent être écrasants et souvent incontrôlés. En comprenant et en analysant les déclarations des commerçants, les cabinets peuvent identifier les domaines dans lesquels ils sont surfacturés et trouver des opportunités d’économies.

De quelles manières les cabinets médicaux peuvent-ils optimiser leurs coûts ?

1. La mise en œuvre de mises à jour régulières de votre logiciel de gestion de cabinet est cruciale.Ces mises à jour incluent souvent des correctifs critiques pour la sécurité et la compatibilité, et les retarder pourrait entraîner de graves conséquences, telles que des violations de la HIPAA qui entraînent de lourdes amendes et nuisent à votre réputation. Garder votre logiciel à jour garantit la conformité et protège votre entreprise contre des pénalités coûteuses. Les mises à jour peuvent également affecter les informations transmises de votre logiciel à votre processeur. Si les données requises ne sont pas partagées, vous serez pénalisé.
2. De même, l’examen régulier de vos relevés de carte de crédit peut aider les propriétaires et les gestionnaires d’entreprise à détecter des augmentations inattendues des frais de traitement. Bien que certains frais soient inévitables en tant que coût d’exploitation des affaires, des frais supplémentaires et gonflés sont parfois ajoutés, ce qui peut faire augmenter vos coûts mensuels. En restant proactif et en identifiant les augmentations de frais inutiles, vous pouvez négocier avec votre processeur une réduction de ces frais, ce qui entraînera des économies significatives immédiatement et au fil du temps.

Qu’est-ce que le supplément sur carte de crédit ? Quelle est la différence entre le supplément sur carte de crédit et l’escompte en espèces ?

La majoration ajoute des frais à la facture pour l’utilisation d’une carte de crédit, tandis que l’escompte en espèces offre un prix réduit aux clients qui paient en espèces. L’objectif de ces méthodes diffère : la majoration permet de couvrir les frais de traitement des cartes de crédit supportés par les entreprises, tandis que l’escompte en espèces contourne entièrement ces frais. Lors de la mise en œuvre d’un véritable programme de remise en espèces, les prix sont augmentés à tous les niveaux et une remise fixe est accordée à ceux qui paient en espèces.

Bien que retirer le processeur de l’équation par le biais d’escomptes puisse sembler séduisant, cela suppose que les clients disposeront de liquidités, ce qui est de plus en plus rare. Ce type de réduction ne réduit pas les frais pour ceux qui choisissent toujours de payer avec une carte de crédit. La majoration, bien que potentiellement moins populaire puisque les clients n’aiment généralement pas payer un supplément juste pour régler leur facture, couvre directement les coûts de traitement. Cependant, des réglementations strictes sur les programmes de suppléments font de l’offre de véritables remises en espèces une alternative plus sûre et moins risquée, en particulier pour les cabinets médicaux qui doivent également respecter les réglementations en matière d’assurance.

De quelles choses les cabinets médicaux doivent-ils être conscients pour garantir la conformité de leur programme de supplémentation ?

Si vous envisagez un programme de supplément, les lois et réglementations varient selon l’État et le réseau de cartes. Par exemple, New York a introduit une loi plus tôt cette année obligeant les entreprises à divulguer les suppléments de carte de crédit, à les limiter aux frais de processeur et à afficher le coût total, y compris le supplément ou le prix au comptant, à côté du prix de la carte avant le paiement. Il est important de vous familiariser avec les plafonds de frais (généralement pas supérieurs au coût de traitement) et les exigences en matière de signalisation. De nombreux États imposent une signalisation visible au point de vente, et certains exigent également une signalisation à l’entrée pour informer les clients des suppléments.

Les cartes de remboursement d’assurance ne fonctionnent pas avec des suppléments : étant donné que les cartes de remboursement d’assurance sont des cartes de crédit d’entreprise chargées d’un montant spécifique pour envoyer les paiements de la compagnie d’assurance, les cabinets médicaux doivent comprendre qu’ils ne peuvent pas ajouter de frais supplémentaires au paiement total. Cependant, un cabinet médical peut ajouter des frais supplémentaires aux transactions régulières par carte de crédit si son programme et les tarifs des services sont conformes aux exigences d’assurance.

La mise en œuvre de programmes de suppléments entraîne également des implications fiscales. Les commerçants doivent informer leurs réseaux de commerçants acquéreurs et de cartes avant de mettre en œuvre un programme de supplément. Si les revenus provenant des suppléments ne sont pas déclarés avec précision sur le 1099-K fourni par le processeur, cela pourrait déclencher un signal d’alarme en raison d’écarts potentiels. Étant donné que le 1099-K inclut généralement le montant du supplément, celui-ci doit être déclaré et déduit comme une dépense pour garantir un bon alignement.

Comment les cabinets médicaux peuvent-ils garantir qu’ils sont conformes à la norme PCI et protéger les données des patients ?

Pour garantir la conformité PCI, les cabinets médicaux doivent mettre en œuvre des politiques et procédures de sécurité appropriées, former le personnel et vérifier les déclarations des commerçants pour vérifier les pénalités de non-conformité. Des étapes simples comme la mise à jour régulière des mots de passe, la surveillance de la sécurité du réseau et la révision des mesures de sécurité physique peuvent contribuer à protéger les données sensibles des patients.

Eric Cohen est le fondateur et PDG de Merchant Advocate. Vétéran du secteur financier, Cohen a fondé Merchant Advocate en 2006. Après sa vaste expérience dans le secteur des services aux commerçants, il était déterminé à créer une proposition de valeur équitable et de transparence pour les commerçants avec leurs processeurs de cartes de crédit. En tant que PDG et fondateur de Merchant Advocate, Eric a contribué au développement d’une toute nouvelle industrie de défense des intérêts dans les services aux commerçants, et sa passion vient du fait d’économiser aux commerçants plus de 300 millions de dollars en frais excédentaires.