• Les employés modernes ont besoin d’environnements de bureau qui vont au-delà des commodités de base, offrant des espaces spécialement conçus qui améliorent la productivité et s’adaptent à divers styles de travail.
• Créer des zones adaptatives et soigneusement conçues qui répondent à différentes activités et besoins – tout en éliminant les frictions et en favorisant une expérience de marque positive – est essentiel pour motiver les employés à retourner au bureau.
• L’utilisation efficace de technologies avancées telles que la réalité virtuelle, l’analyse de données et les outils de personnalisation basés sur l’IA est essentielle pour révolutionner l’expérience des employés et garantir une adoption transparente.

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Cet article a été écrit par Unispace Albert De Plazaola pour Magazine de conception de travail.

Au cours des quatre dernières années, les effectifs et la culture du travail ont considérablement évolué, rendant le modèle de bureau traditionnel insatisfaisant pour de nombreux employés. Par le passé, fournir des services de base tels qu’une connexion Wi-Fi et du café gratuit était suffisant, mais les employés d’aujourd’hui attendent davantage de leur lieu de travail.

Après avoir apprécié les commodités et le confort du travail à domicile, ils souhaitent retourner dans des bureaux utiles et sans friction, prévoyant des performances, du confort et du style d’une manière qui reflète et élargit l’expérience du travail à distance.

En bref, ils [employees] je veux travailler dans un bureau ressemblant à quelque chose comme… un iPhone.

Les iPhones restent l’un des appareils mobiles les plus populaires au monde. Pourquoi ? Ils ont une interface utilisateur exceptionnelle, des fonctionnalités personnalisées, proposent du contenu à la demande et symbolisent une aspiration plus large au succès. Ce qui motive la consommation des iPhones, c’est leur désirabilité et leur design, chacun renforçant l’autre au fil du temps.

Pour être utiles et pertinents, les espaces de travail doivent faire de même. Par leur conception, ils doivent avoir une fonction intentionnelle. Les employés doivent percevoir un avantage matériel en venant au bureau, bien au-delà de la satisfaction d’un mandat de gestion ou d’un protocole d’occupation.

L’environnement doit leur permettre d’être plus productifs qu’ils ne le seraient à la maison. Il doit promettre une performance améliorée dans des espaces spécialement conçus où chaque employé, quel que soit son style de travail, peut donner le meilleur de lui-même.

Comment les entreprises peuvent-elles alors repenser leurs bureaux pour en faire des environnements de travail fluides et transformateurs ? Les entreprises doivent prendre quelques mesures pour créer des expériences de travail en personne réussies et faire évoluer leurs lieux de travail au fil du temps.

Incorporation de technologie intégrée

Rapport 2023 d’Unispace sur les perspectives mondiales du lieu de travail, De retour pour de bona révélé que les employés considèrent qu’une connexion Internet solide est le facteur le plus important pour retourner au bureau et être productif.

Une exigence simple, une solution simple, n’est-ce pas ? Pas tout à fait.

Le modèle de travail hybride le plus répandu est le 3/2 (3 jours au bureau, 2 à distance), la plupart des employés venant du mardi au jeudi. La plupart des lieux de travail pré-COVID étaient planifiés en utilisant les chiffres d’occupation moyens sur 5 jours pour déterminer la quantité d’espace nécessaire, sans jamais imaginer qu’un nombre disproportionné d’employés ne viendraient que du mardi au jeudi.

Par conséquent, lorsque les employés hybrides se rendent au travail, ils ont l’impression d’être en pleine « heure de pointe ». L’Internet est coupé, les salles de conférence ne sont pas disponibles, le café est bondé et les services sont mis à rude épreuve.

Si le lieu de travail était un moteur de voiture, il tournerait au ralenti trois jours par semaine et resterait inactif pendant deux jours.

Lorsque les employés arrivent au bureau après une heure de trajet et ne peuvent pas se connecter au Wi-Fi, il n’est pas surprenant qu’ils se demandent : « Pourquoi suis-je ici ? »

Si Maslow appliquait sa célèbre hiérarchie au monde du travail, une connexion Internet performante serait un besoin psychologique fondamental. Les entreprises qui souhaitent favoriser l’épanouissement personnel doivent offrir davantage.

Alors que de nombreuses réunions avec les clients et en interne se déroulent encore à distance, il est essentiel que les espaces privés et ouverts d’un bureau soient équipés d’une fonctionnalité vidéo et audio transparente, d’applications de réservation de salles et d’outils de collaboration numérique.

Jetez tous les gadgets inutiles de la salle de conférence et permettez aux employés de rejoindre facilement les réunions sans avoir à demander à plusieurs reprises : « Pouvez-vous m’entendre ? »

Les organisations doivent également prêter attention aux nouvelles technologies sur le lieu de travail qui sont appelées à révolutionner l’expérience des employés, telles que :

• Produits et plateformes VR: Technologie VR seront de plus en plus utilisés pour réunir les employés et les parties prenantes du monde entier pour des réunions et des événements qui semblent plus « réels » que nos plateformes de réunion virtuelles actuelles. Les entreprises devraient réfléchir à créer des espaces au sein de leurs bureaux pouvant accueillir des réunions dans le métavers, comme des salles sombres équipées de capacités de synchronisation de casques et d’ordinateurs portables où les gens peuvent se déplacer.
• Personnalisation grâce à des logiciels avancés et à l’analyse des données: Utilisation des outils de collecte de donnéesLes employeurs peuvent suivre la façon dont leurs employés travaillent tout au long de la journée et leur fournir des suggestions. Par exemple, ils peuvent exploiter la technologie pour enregistrer une session collaborative, mesurer les performances des employés lors de cette réunion par rapport aux « meilleures pratiques collaboratives » algorithmiques et utiliser l’IA pour leur envoyer des fiches d’évaluation indiquant les moyens de s’améliorer.

Le plus grand défi à l’intégration technologique est la masse critique d’adoption. Si la moitié des employés d’une entreprise utilisent régulièrement une nouvelle technologie qui nécessite une formation et un support que l’autre moitié n’a jamais essayé, cela peut provoquer des frictions et des désillusions.

Personne ne lit le manuel d’instructions d’un iPhone : son matériel et son logiciel permettent une adoption transparente par l’utilisateur. Il en va de même pour l’espace de travail et sa technologie.

Concevoir les bonnes solutions hybrides

La technologie à elle seule ne résoudra pas les problèmes de retour au bureau (RTO) : des politiques intelligentes pour normaliser les taux d’occupation moyens au cours de la semaine et éliminer les lignes rouges sont nécessaires.

Pour améliorer et optimiser l’expérience de bureau pour les employés hybrides, les entreprises devraient fournir des lignes directrices sur les attentes en matière de RTO, mais laisser les managers et les équipes déterminer ce qui fonctionne le mieux pour eux.

Ceci peut être réalisé en :

• Changement des jours de travail au bureau : Encouragez les équipes à venir au bureau les jours où les heures creuses sont rares en leur offrant de la nourriture et des boissons et en leur promettant que les dirigeants seront présents. Si les dirigeants viennent sur le lieu de travail, les employés suivront.
• Restauration pour tous:Les données de Returning for Good montrent que le fait d’avoir un bureau assigné inciterait de nombreux travailleurs à venir au bureau et que des zones calmes pour se concentrer et se reposer sont nécessaires pour que les employés puissent faire de leur mieux. Les organisations doivent comprendre que certains employés ne peuvent pas se concentrer à la maison et que les employés introvertis et neurodivers n’ont jamais aimé le bureau ouvert. Il ne faut pas demander aux travailleurs de revenir dans un environnement dont l’aménagement amplifie les sentiments de frustration et d’anxiété.
• Favoriser un espace de travail réactif: Des espaces de travail en équipe favorisant la collaboration et l’innovation, des espaces de réunion flexibles tels que des espaces de divertissement pour les réunions publiques qui peuvent être divisés en salles plus petites et un mélange d’espaces « moi » (individuel), « nous » (petit groupe) et « nous » (grand groupe) permettent à tous les employés de se sentir soutenus lorsqu’ils sont au bureau. On pense à tort que les « espaces flexibles » sont coûteux et nécessitent une intervention et un investissement architecturaux importants. Ce n’est pas nécessairement le cas. L’espace peut être réaménagé simplement en déplaçant des meubles ou en établissant une nouvelle étiquette pour l’espace. Par exemple, les bibliothèques peuvent se transformer en espaces de travail en équipe en mettant en œuvre un nouveau protocole comportemental. Misez sur la gestion du changement plutôt que sur une intervention architecturale coûteuse.

Optimiser l’espace

Pour répondre aux besoins des employés d’aujourd’hui, les entreprises doivent créer des espaces intentionnels et visionnaires qui améliorent l’expérience et la productivité. Comme pour un iPhone, chaque décision de conception doit prendre en charge le parcours utilisateur souhaité. À quoi cela ressemble-t-il dans la pratique ?

• Des expériences de marque dès le parking : L’aménagement intentionnel des espaces de travail implique de prendre en compte l’ensemble des expériences sensorielles qu’une personne peut vivre dès qu’elle quitte sa voiture ou s’approche du bâtiment. Les entreprises doivent réfléchir à la manière dont leur marque s’exprime à la fois psychologiquement et physiquement tout au long de l’expérience d’entrée. Une orientation réfléchie, des services de conciergerie et une technologie interactive peuvent réduire les frictions. Même les ascenseurs et les couloirs peuvent être des catalyseurs d’une expérience souhaitée.
• Des zones adaptatives au lieu de quartiers : Le principe d’aménagement prédominant pour les espaces de bureau est le modèle des « quartiers », dans lequel les équipes ou les groupes se voient attribuer des zones de travail avec des postes de travail, des salles de conférence et des cabines téléphoniques. Ce principe a peut-être fonctionné lorsque les employés venaient au bureau tous les jours, mais à l’ère du travail hybride, les quartiers ne sont pas très performants et devraient être remplacés par des zones d’activité. Il s’agit notamment de Zones de communauté, d’innovation et de résolution de problèmeset chacune d’entre elles doit utiliser des principes de conception universels pour permettre des performances optimales. Par exemple, un éclairage circadien dans toute la pièce, une conception prédictive, l’élimination de la totalité ou de la plupart des composés organiques volatils (COV) et des textures et des sons qui différencient les zones. Chaque zone doit également avoir ses propres éléments de conception uniques :
  • Zones de résolution de problèmes : Des espaces et des éléments proportionnés à l’échelle humaine, du mobilier mobile, des sièges à dossier haut, des plafonds bas, un aménagement sonore et aucune surface réfléchissante pour éliminer les distractions.
  • Zones communautaires : Des plafonds plus hauts, des options de sièges maximisées, un équilibre entre technologie et éléments naturels et un espace de circulation accru pour favoriser la camaraderie.
  • Zones d’innovation : Micro-zones d’air pur, points focaux pour différentes zones de travail en équipe et évitement des angles rigides à 90 degrés pour créer une sensation de fluidité dans tout l’espace et permettre aux idées de circuler.

Lorsque les employés arrivent au bureau, ils s’attendent à ce que leurs besoins soient satisfaits. S’ils rencontrent des difficultés en raison d’une technologie obsolète, d’un modèle hybride inefficace ou d’espaces improductifs, ils chercheront probablement un emploi ailleurs.

Les organisations qui cherchent à concevoir leurs futurs espaces de travail devraient prendre en compte les stratégies décrites ici pour créer des espaces transformateurs, de type iPhone, dans lesquels leurs employés voudront – et non pas devront – entrer.