Associés de conception DSP utilise une approche scientifique pour concevoir un espace pour TomTom à Pune, en Inde.

TomTom, après avoir établi sa présence à Pune, en Inde, depuis près d’une décennie, cherchait une relocalisation stratégique pour optimiser ses opérations. Hébergeant auparavant environ 1 000 personnes sur 2 étages et demi, TomTom avait pour objectif de consolider ses unités commerciales (BU) sur un seul étage. Pour faciliter cette transition, TomTom a engagé DSP pour mener une analyse complète de leur occupation actuelle et de leur dynamique opérationnelle, aboutissant à l’élaboration d’un dossier détaillé sur leurs futurs besoins en matière d’espace de travail.

DSP a mené une analyse approfondie de l’étude spatiale pour TomTom, en s’appuyant sur diverses méthodologies, notamment des entretiens avec les parties prenantes, l’analyse des données par balayage, des études visuelles et comportementales, ainsi que des données collectées à partir de capteurs de présence installés dans les salles de réunion et les postes de travail. Cette approche basée sur les données a permis la formulation d’un solide programme de conception basé sur les données.

La conception proposée a fait l’objet d’un raffinement itératif pour s’aligner sur l’évolution des tendances en matière d’espace de travail, notamment en réponse au changement de paradigme catalysé par la pandémie. Alors que la conception pré-pandémique englobait déjà des éléments progressistes tels que l’intégration technologique et la diversité des environnements de travail, l’itération post-pandémique a donné la priorité à l’optimisation des espaces collaboratifs et ciblés, reconnaissant la demande croissante d’environnements de travail hybrides.

Planification du projet

En tant que partenaire de conception de TomTom, DSP Design a proposé d’élever l’approche actuelle basée sur les tendances pour qu’elle soit plus scientifiquement fondée, en adoptant une approche de conception basée sur les données pour des résultats mesurables.

L’étude des modèles d’utilisateurs existants devait être achevée dans un délai de 60 à 75 jours, ce qui indique la nécessité d’un déploiement accéléré avec deux grandes voies d’étude : basée sur la technologie et analogique.

La technologie a été déployée comme moyen scientifique pour collecter, déduire et analyser des données avec des informations mesurables et un raisonnement logique.

Des capteurs de présence ont été déployés dans les salles de réunion et sur les bureaux pour aider à collecter, rassembler, analyser et proposer des paramètres de travail appropriés afin de maximiser l’efficacité de l’immobilier, d’améliorer l’expérience des utilisateurs finaux et également de conduire à une optimisation énergétique. Les données saisies par les employés nous ont permis de cartographier la fréquentation et les mouvements des employés à travers les différents étages un jour donné. De plus, DSP a également pu assimiler le mouvement des visiteurs. Les salles de réunion ont été réservées via Microsoft Outlook, ce qui a permis d’avoir un aperçu de la nature et de la durée des activités pour lesquelles ces salles étaient bloquées, telles que la mêlée, la planification, les sessions d’idéation, etc.

Parallèlement à cet exercice, une approche analogue pour la collecte de données a été recueillie à partir des chiffres actuels des effectifs et des bureaux tels que partagés par la direction ainsi que des projections futures d’expansion des équipes, des entretiens avec les principales parties prenantes, des études visuelles et comportementales.

Les brise-glaces avec les équipes RH et administratives ont permis de comprendre les nuances au niveau micro sur le lieu de travail, les relations et la gestion avec les clients, les politiques de voyage. Les ateliers individuels avec les principales parties prenantes ont permis de déchiffrer et d’analyser les réalités du terrain et le fonctionnement de chaque unité commerciale, les configurations des équipes, les besoins fonctionnels des équipes depuis les rôles de bureau jusqu’aux formats agiles, les routines quotidiennes de travail, les contiguïtés préférées avec les autres unités commerciales, la consommation d’heures de travail, les défis liés aux installations existantes, les aspirations pour le nouveau lieu de travail et plus encore.

détails du projet

L’objectif du programme de conception de ce lieu de travail était un effort qui, dans sa forme la plus authentique, explorait le potentiel de conception d’un espace de travail « hybride » haute performance et infusé de technologie dans un monde perturbé par une pandémie. Tout en s’adaptant aux environnements hybrides ultra-agiles, ce bureau adapté aux humains héberge son personnel dans des environnements de travail alternatifs intégrés à la technologie qui peuvent être choisis en fonction de l’objectif et de la fonction spatiale. L’optimisation immobilière de ce bureau est synchronisée grâce à des solutions de cartographie immobilière intelligente favorisant une utilisation efficace dans les zones de travail, tandis que d’autres intégrations technologiques prennent également en charge les fonctionnalités de bien-être technologiques pour les micro-environnements du bureau.

Mettre en valeur l’expérience humaine

Le nouveau luxe du confort, du bien-être et des environnements intelligents a été pris en compte dans ce bureau sous la forme d’une variété de paramètres de travail dans des zones de travail multiformatées et hyper-agiles pour des configurations ciblées, collaboratives, en équipe et en mairie. . Le bien-être dans l’espace de travail, brouillant les limites d’une ambiance intégrée d’inspiration résidentielle, hôtelière et commerciale, marque l’expérience emblématique d’une journée de travail typique chez TomTom, suscitant à la fois des sentiments de curiosité et de confort.

Des produits

Les tapis – InterfaceLVT – Shaw

Équipements et accessoires de salle de bain- Euroniques, Schell, Duravit

Éclairage – YAAL, Technologies d’éclairage, Endo, Philips, Zumtobel, XAL, Osram

LMS – Lutron

UN V- Logitech

Capteurs de présence – Mapiq

Résultats globaux du projet

Lors de l’étude visuelle de l’occupation, des observations ont été ajoutées sur la façon dont les équipes travaillaient, leurs interactions et leurs engagements avec les autres membres de l’équipe. Cela a contribué à un secteur vertical vital, l’étude comportementale, qui a permis d’observer les engagements et les interactions des unités commerciales, ajoutant ainsi une perspective humaine unique à l’étude autrement théorique basée sur des données.

Les réservations de salles de réunion étaient auparavant effectuées via Microsoft Outlook, ce qui compliquait le décodage des données évolutives. L’étude des données des capteurs a permis de suivre et d’interpréter en temps réel l’efficacité d’utilisation des paramètres de travail disponibles. Il a été constaté que les salles de réunion étaient réservées mais pas toujours occupées. L’utilité moyenne était d’environ 60 %. Les salles de réunion les plus grandes n’étaient souvent pas occupées à la hauteur de leurs capacités prévues. Un recalibrage de l’offre de salles de réunion a ainsi été obtenu en plaçant un nombre maximum de salles de réunion/cabines téléphoniques de petite capacité dans le quartier. De grandes salles de réunion ont été placées dans des emplacements le long de la transition principale ou à proximité des espaces sociaux afin d’encourager l’utilisation par plusieurs BU et d’augmenter le pourcentage d’utilisation de ces salles. De plus, les salles de réunion plus grandes étaient dotées de fonctionnalités agiles permettant des reconfigurations en 2 ou 3 espaces plus petits au moyen de meubles mobiles permettant la flexibilité attendue pour une utilisation optimisée.

Après l’examen des données, il était intéressant de noter que l’efficacité de l’utilisation des bureaux était en moyenne de 57 %, ce qui signifie que l’utilisation des bureaux dure environ 4 à 6 heures par jour. En variante, dans la conception proposée, en plus des bureaux de discussion individuels, des formats de tables communautaires avec regroupement de 4 à 6 personnes dans le quartier ont été proposés. À quelques-uns de ces paramètres, des médias ont été ajoutés, ce qui a permis aux équipes de résoudre des discussions impromptues moins sensibles au sein de leur espace d’équipe au lieu de réserver et de se déplacer dans des salles de réunion, libérant ainsi la dépendance à l’égard de ces salles de collaboration fermées.

En tant que plan d’analyse réelle, DSP a proposé un projet pilote utilisant les paramètres proposés qui étaient basés sur les résultats de la collecte, de l’analyse et de l’étude des données, au sein des installations existantes de TomTom afin de renforcer davantage le plan. Des environnements de travail polyvalents tels que des bureaux à hauteur réglable, des casiers, un bureau collaboratif avec médias, une cabine téléphonique et des sièges pour cabine de mise au point ont été introduits. Des paramètres VR pour 3 à 4 zones expérientielles telles que des salles de réunion plus grandes, des zones de collaboration et le garde-manger ont également été ajoutés pour compléter l’expérience holistique de l’utilisateur, d’un bureau équipé pour prendre en charge les nouveaux paramètres des tendances hybrides sur les lieux de travail. Cet exercice a grandement influencé la synchronisation entre la main-d’œuvre et la vision de la direction d’adopter les nouvelles tendances en matière de lieu de travail, renforçant ainsi l’anticipation positive des employés quant à la progression dans la nouvelle installation.

L’analyse du modèle et de l’utilisation des espaces de travail ainsi que l’étude collaborative ont indiqué que l’efficacité de l’utilisation des environnements de travail était en moyenne d’environ 60 %. Compte tenu de ces données, la direction de Tomtom a reconsidéré l’immobilier idéal à prendre pour le nouveau bureau. Soutenu par le dossier de conception basé sur les données généré/proposé, DSP a pu vérifier la convivialité des espaces de travail et réduire l’exigence initiale de 1 000 sièges à 750-800 sièges, ce qui a satisfait aux exigences de Tomtom en matière de répartition des espaces de concentration, de collaboration, d’apprentissage et sociaux. qui s’est concentré sur les besoins et les exigences des employés. De plus, grâce au soutien de l’étude d’occupation, DSP a pu aider Tomtom à prendre la décision éclairée de renoncer à louer un espace supplémentaire pour accueillir les espaces expérientiels afin d’améliorer les activités d’engagement des employés, tout en économisant sur les coûts opérationnels. et conduire à la décarbonisation.

Au moment même où la conception devait être exécutée, le programme spatial proposé a dû être revu pour s’adapter aux changements dans les politiques mises en œuvre par la direction à la suite de la pandémie. La pertinence et la résilience de certaines fonctions nécessitaient une réanalyse et des études anticipatives pour parvenir à un état de performance spatiale performant centré sur l’adaptabilité humaine et une perspective non négociable aux protocoles de bien-être pandémique.

Il y a eu une baisse de près de 41 % par rapport aux nombres précédemment attribués pour les bureaux individuels. Des variations dans les configurations des bureaux ont été introduites avec davantage de précisions sur les paramètres du bureau communautaire. Les postes de travail AWP ont été optimisés à 28 % pour répondre aux besoins de travail basés sur les tâches de chaque BU, prenant en charge le travail hybride.

L’aménagement pré-Covid avec la planification d’espaces de travail compatibles avec la technologie était déjà équipé pour prendre en charge le travail hybride. Le besoin d’espaces de travail individuels pour le travail ciblé a été considérablement réduit et le besoin d’espaces d’équipe équipés de technologies a augmenté. Un espace de travail neutre appelé business-hub a été aménagé, en dehors du quartier attribué, qui, en plus d’offrir un point d’atterrissage, offre des paramètres de travail variés pour la concentration, le travail individuel et collaboratif.

Grâce à un assortiment polyvalent d’environnements de travail intelligents, DSP a pu réutiliser efficacement l’exigence de 850 sièges à travers un menu de points de travail et d’espaces multi-utilitaires, faisant de la conception du lieu de travail TomTom une étude de cas de conception commerciale de renom à l’ère d’une mondialisation. perturbation. La conception a été largement célébrée comme répondant au module de travail hybride du nouvel âge, affichant une résilience fonctionnelle et fusionnant la stratégie du lieu de travail et l’innovation dans la PropTech en tant que pionnier de son époque !

Conception

Yatin Patel

Mehul Shah

Bimal Desai

Vikrant Bhatkar

Geetika Jain

Smitha Damle

La photographie

Anand Jaju et Préétal Chaudhari