Vous vous demandez quel est le meilleur choix pour la gestion de votre projet entre Smartsheet et Asana ? La bonne nouvelle est que, que vous discutiez de Smartsheet, d’Asana ou d’un autre outil de gestion de projet, vous pouvez synchroniser vos tâches et profiter du meilleur des deux mondes.

Cet article fournit un ensemble d’instructions étape par étape sur la manière de réaliser une intégration bidirectionnelle Smartsheet-Asana qui fonctionne aussi bien pour un utilisateur unique que pour des équipes plus importantes. L’objectif final ici est de configurer un flux Unito sans code qui crée automatiquement une nouvelle tâche dans Asana chaque fois que vous ajoutez une ligne à Smartsheet et vice versa.

Dans cet article:

Présentation de Smartsheet et Asana

Smartsheet et Asana sont tous deux de puissants outils de gestion des tâches. Ils sont conçus pour rationaliser les flux de travail et augmenter la productivité. Smartsheet se distingue par ses fonctionnalités de personnalisation exceptionnelles et d’automatisation robustes, permettant aux utilisateurs de gérer des projets, des programmes et des processus à grande échelle. Son interface, qui ressemble à une feuille de calcul Excel, facilite la transition pour ceux qui sont familiers avec les feuilles de calcul.

En revanche, Asana propose une plateforme intuitive et flexible qui excelle dans la gestion de projet et la collaboration en équipe, ce qui en fait un outil privilégié pour les équipes qui ont besoin de solides fonctionnalités de coordination et de communication. Malgré leurs fonctionnalités similaires, chaque outil possède son propre ensemble de points forts et de points faibles, ce qui les rend adaptés à différents besoins de gestion de projet.

Diagrammes de Gantt, grilles, tableaux et listes

Smartsheet propose une variété de vues, notamment des vues en grille, en Gantt et en calendrier, pour gérer et organiser les tâches. Pour ceux qui apprécient la structure d’une feuille de calcul traditionnelle, Smartsheet offre une transition facile avec des fonctionnalités améliorées similaires à celles de Google Sheets ou de Microsoft Excel.

Les graphiques de type Kanban d’Asana incluent des cartes et des tâches qui peuvent être facilement glissées et déposées, ce qui facilite le déplacement des tâches à travers les différentes étapes d’un projet. Les utilisateurs peuvent gérer les tâches à l’aide de plusieurs vues telles que la liste, le tableau, Google Agenda et la chronologie, offrant ainsi une flexibilité adaptée aux différents besoins du projet, notamment la gestion efficace des projets.

Étape 1. Connectez Smartsheet et Asana à Unito

• Accédez au Application Unito et sélectionnez +Créer un flux.
• Sélectionner Commencer ici pour connecter Smartsheet et Asana.
• Choisissez les comptes que vous souhaitez connecter à Unito.

Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Confirmer.

Étape 2. Choisissez un sens de flux pour créer des lignes et/ou des tâches

Lorsque vous ajoutez de nouvelles tâches ou lignes à vos outils, Unito crée automatiquement des versions synchronisées de ces tâches ou lignes dans votre autre outil connecté. Le sens du flux indique à Unito où effectuer cette opération : dans Smartsheet, Asana ou les deux.

Étape 3. Définissez des règles pour synchroniser des lignes Smartsheet et des tâches Asana spécifiques

Ensuite, nous appliquerons quelques règles pour définir les conditions dans lesquelles les lignes Smartsheet ou les tâches Asana seront synchronisées avec Unito. Cela est utile si vous n’avez pas besoin chaque une ligne devient une tâche ou vice versa.

Sélectionner Ajouter une nouvelle règle et pour définir les conditions liées à vos champs (y compris les champs personnalisés !) :

NOTE: Les règles sont destinées à vous aider à synchroniser uniquement les informations les plus pertinentes afin d’éviter de trop partager des détails inutiles. Vous pouvez appliquer étiquettes personnalisées pour vos tâches ou lignes pour être encore plus précis sur le type de données partagées.

En savoir plus sur la définition de règles.

Étape 4. Lier les champs entre Smartsheet et Asana

Bien que les règles soient destinées à définir des déclencheurs pour quand les données doivent être synchronisées, les mappages de champs déterminent quoi les informations sont synchronisées entre vos outils. Vous définirez des paires de champs entre Smartsheet et Asana, puis indiquerez à Unito si/comment l’un doit mettre à jour l’autre. Mais d’abord, vous pouvez commencer à partir d’un modèle prédéfini en choisissant Cartographier automatiquementNous recommandons le mappage manuel uniquement aux utilisateurs familiarisés avec le générateur de flux Unito qui préfèrent repartir de zéro.

Comment ajouter des mappages de champs dans Unito

1. Cliquez sur + Ajouter une cartographie pour ajouter des champs supplémentaires à synchroniser.
2. Alors, Sélectionnez un champ pour chaque outil, et trouvez le champ approprié à mapper.

La plupart des champs seront automatiquement mappés pour les mises à jour bidirectionnelles, mais vous pouvez les ajuster selon vos besoins. Avec une synchronisation unidirectionnelle entre les champs, seul le champ de destination sera automatiquement mis à jour lorsque vous apporterez des modifications au champ source.

Configuration des mappages de champs

La sélection de l’icône d’engrenage à côté d’un champ vous permettra de configurer les valeurs ou les statuts dans ces champs pour personnaliser davantage votre flux.

L’icône en forme de point d’interrogation bleu indique un champ personnalisé créé dans cet outil. Dans le cas de Smartsheet Asana, vous devrez probablement créer plusieurs champs personnalisés dans Asana si ce n’est pas déjà fait.

Voici plus d’informations sur la façon de configurer les valeurs de champ dans Unito, ou vous pouvez trouver des informations générales sur mappages de champs ici.

Lancez votre nouvelle intégration Asana Smartsheet

Et voilà ! Vous venez de terminer un flux entre Smartsheet et Asana. Félicitations !

Si vous avez suivi les étapes ci-dessus, votre flux va désormais :

• Créez une tâche dans Asana pour chaque ligne de votre projet Smartsheet spécifié.
• Créez une ligne de feuille pour chaque tâche de votre projet Asana spécifié.
• Permettez aux équipes de collaborer entre les deux outils sans avoir à quitter leur interface préférée, à copier-coller des données manuellement ou à demander des informations à l’autre équipe sur ces projets.

Si vous avez des questions, n’hésitez pas à nous contacter. Notre équipe d’assistance en direct est prête à intervenir et à vous aider pour garantir que vos flux fonctionnent toujours comme prévu.

Quelle est la prochaine étape après la synchronisation d’Asana Smartsheet avec l’intégration automatisée d’Unito ?

Ces intégrations améliorent les fonctionnalités de chaque outil, les rendant plus polyvalents et puissants.

En savoir plus sur les intégrations d’Unito pour Feuille intelligente et Asana pour mieux comprendre leurs capacités et leurs limites.

Points clés à retenir

• Smartsheet est idéal pour la gestion détaillée des projets grâce à son interface de type feuille de calcul, mais Asana est connu pour permettre une collaboration plus fluide, une gestion simple des tâches et une collaboration en équipe grâce à sa plateforme flexible et intuitive.
• Les deux outils offrent des intégrations natives étendues et des options d’automatisation, bien qu’aucun des deux ne soit capable de synchronisation bidirectionnelle.
• Asana et Smartsheet s’intègrent parfaitement à plus de 50 autres applications et outils pris en charge par Unito. Vous trouverez une assistance supplémentaire dans la bibliothèque de ressources d’Unito.

Comparaison de Smartsheet avec Asana

Plans de tarification

En termes de prix, les deux proposent un plan gratuit, un plan d’entreprise et des plans payants facturés mensuellement (bien que Smartsheet offre une remise sur les plans annuels). Pour les petites équipes, le plan Basic gratuit d’Asana est l’option la plus rentable, tandis que le plan gratuit de Smartsheet comprend : 2 feuilles, 2 éditeurs, des tableaux de bord et des rapports ; 500 Mo de pièces jointes ; et 100 automatisations/mois.

L’automatisation rencontre l’intégration

Les utilisateurs d’Asana peuvent configurer des règles d’automatisation, telles que des déclencheurs de pièces jointes pour attribuer automatiquement des tâches lorsque le statut d’un projet change, ou envoyer des notifications lorsqu’une tâche est terminée. Smartsheet propose également des automatisations, qui peuvent être créées à partir de modèles ou démarrées de zéro. Ces flux de travail automatisés vous feront gagner du temps, ce qui ne fera que s’amplifier lorsqu’ils sont associés à une intégration Unito.

Collaboration et communication

La réussite d’une gestion de projet repose en grande partie sur une collaboration et une communication efficaces. Smartsheet et Asana favorisent tous deux la collaboration en équipe, même s’ils l’abordent différemment. Alors qu’Asana met l’accent sur les commentaires de tâches et la messagerie directe pour coordonner le travail, Smartsheet offre une meilleure vue d’ensemble de l’avancement du projet pour ceux qui sont plus familiarisés avec les feuilles de calcul.

La collaboration d’équipe

Asana favorise la collaboration en équipe grâce à des espaces de travail partagés dans lesquels les membres de l’équipe peuvent commenter les tâches pour poser des questions, fournir des informations ou donner leur avis. Ces commentaires apparaissent au bas du volet des détails de la tâche, ce qui garantit que toutes les discussions pertinentes sont facilement accessibles.

Dans Smartsheet, les utilisateurs peuvent joindre des fichiers à des feuilles et des lignes, ce qui permet aux membres de l’équipe d’accéder facilement aux documents pertinents. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les équipes qui doivent partager de grandes quantités d’informations ou collaborer sur des projets complexes.

Accès client et invité

Smartsheet fournit un rôle de spectateur pour accorder l’accès de manière sécurisée aux intervenants externes. Ce rôle permet aux clients et autres parties externes de visualiser des feuilles et des rapports spécifiques sans apporter de modifications.

Avec un compte Asana, les fonctionnalités collaboratives de la plateforme s’étendent aux invités externes, garantissant un accès et une interaction fluides.