Presque tous les CV que je lis lors d’un recrutement répertorient Microsoft Excel sous la rubrique compétences et expertise, mais combien de personnes savent comment l’utiliser correctement ? Oui, calculer des sommes de base peut sembler simple, mais il y a tellement de formules et de fonctions dans Excel que cela peut vite devenir écrasant.

Si vous êtes déjà confus, vous êtes au bon endroit. Cet article expliquera les bases d’Excel et fournira des conseils utiles, afin que vous deveniez un expert en un rien de temps !

Qu’est-ce qu’Excel exactement ?

Excel fait partie de la suite de produits Microsoft Office – avec Teams, OneDrive, Word, PowerPoint, Outlook, etc. – et est utilisé par des personnes de diverses entreprises pour organiser et manipuler de grandes quantités de données.

Il est parfait pour effectuer des calculs simples – ajouter, soustraire, trouver des moyennes, etc. – mais vous pouvez également trier et organiser des données, créer des graphiques et des tableaux et importer des données à partir d’autres feuilles de calcul Excel ou de sources en ligne.

Il existe une infinité d’options lorsqu’il s’agit d’utiliser Excel, ce qui peut compliquer la tâche des débutants. C’est comme Google Sheets mais son utilisation nécessite un abonnement payant et offre plus de fonctionnalités.

Allons-y !

Terminologie Excel

Avant de commencer à utiliser Excel, il est important de comprendre certains termes et ce à quoi ils font référence.

Feuille de travail

Tout ce dont nous sommes sur le point de discuter existe dans une feuille de travail. Il s’agit de la feuille de calcul dans laquelle vous travaillez. Tout en bas d’Excel, vous pouvez voir l’onglet de la feuille de calcul. Dans cette capture d’écran, nous avons créé deux feuilles de calcul, qui ont été renommées « 2022 » et « 2023 ».

Le bouton avec un + à l’intérieur d’un cercle vous permet de créer de nouvelles feuilles de calcul, que vous pourrez renommer selon vos besoins. Excel vous permettra d’ajouter 255 feuilles de calcul à un seul classeur, afin que vous puissiez facilement stocker beaucoup de données au même endroit.

Cellule

Une cellule est l’endroit où une ligne et une colonne se croisent dans la feuille de calcul. Vous pouvez saisir des données dans des cellules tout en organisant les informations. Dans cette capture d’écran, la cellule A1 est sélectionnée avec le mot « Date » écrit dedans.

« A1 » fait également référence à la référence de la cellule. Dans ce cas, A1 est également une cellule active, car elle est sélectionnée et encadrée par un cadre vert.

Rangée

Une ligne fait référence à un groupe horizontal de cellules ; ils sont organisés par numéros et vont jusqu’à 1 048 576 dans une seule feuille de calcul. Dans cette capture d’écran, la ligne 1 est sélectionnée.

Colonne

Une colonne fait référence à un groupe vertical de cellules ; ils sont organisés par lettres, vous pouvez en avoir jusqu’à 16 384 dans une seule feuille de calcul. Dans cette capture d’écran, la ligne A est sélectionnée.

Gamme

Une plage fait référence à une sélection de cellules et peut être mise en surbrillance dans une feuille de calcul pour la sélection ou utilisée lors de la saisie de formules. Ils sont rédigés en référençant des lignes et des colonnes. Par exemple, dans cette capture d’écran, la plage sélectionnée est E2:E6.

Formule

Les formules sont utilisées pour faire des mathématiques dans Excel. Ils combinent des équations et des références de cellules pour calculer des valeurs en fonction des données que vous avez insérées dans votre feuille de calcul. Chaque formule doit commencer par un signe égal (=) pour être valide et fonctionner correctement.

Il y a un onglet Formules en haut de votre feuille de calcul Excel où vous pouvez explorer différentes options. Si vous cliquez sur « Insérer une fonction », vous verrez les fonctions les plus courantes (formules prédéfinies) utilisées et pouvant être insérées directement dans les cellules actives.

Nous parlerons davantage des fonctions plus tard.

Filtre

Les filtres sont des règles que vous pouvez implémenter sur les lignes et les colonnes pour faciliter la manipulation des données. Si vous souhaitez afficher les informations par ordre alphabétique ou par somme la plus élevée à la plus faible, vous souhaiterez ajouter des filtres à votre feuille de calcul.

Vous pouvez sélectionner des filtres sous l’écran « Accueil » en cliquant sur « Trier et filtrer » à l’extrême droite.

Il existe des options pour configurer des filtres personnalisés pour une organisation avancée, ou vous ajoutez un filtre à une seule colonne pour parcourir rapidement les informations. Dans la capture d’écran ci-dessous, un filtre a été ajouté à la colonne « Date », ce qui permettrait à l’utilisateur de sélectionner uniquement certains mois à afficher, par exemple.

Conseils Excel faciles

Vous pouvez faire de nombreuses choses pour rendre la navigation dans Excel plus facile et plus efficace. Savoir formater les cellules, effectuer des mises à jour rapides et exécuter les fonctions de base accélérera votre travail et rendra tout plus facile.

Gardez ces conseils à l’esprit :

Ajuster la largeur des cellules

Vous pouvez facilement ajuster la taille des cellules pour qu’elle s’adapte au texte en double-cliquant sur la ligne qui sépare deux cellules.

Par exemple, dans la capture d’écran ci-dessous, nous pouvons faire en sorte que le « Nombre de clients » tienne dans la cellule A sans chevauchement en cliquant sur la ligne entre les cellules A et B.

Ajouter plusieurs lignes ou colonnes

Ne perdez pas de temps à ajouter des lignes et des colonnes une par une. Vous pouvez les ajouter en masse en mettant en surbrillance le numéro que vous souhaitez ajouter, en cliquant avec le bouton droit sur l’étiquette de la ligne ou de la colonne, puis en cliquant sur « Insérer ». Cela ajoutera de nouvelles lignes et colonnes vides que vous pourrez ensuite utiliser.

Vous pouvez voir sur cette capture d’écran que nous avons mis en surbrillance cinq lignes, puis cliquez sur « Insérer » pour en ajouter cinq d’un coup plutôt qu’individuellement.

Supprimer les informations en double

Vous voulez vous assurer qu’il n’y a pas de doublons dans votre feuille de calcul ? Cliquez simplement sur l’onglet « Données » en haut de votre feuille de calcul, cliquez sur le bouton « Supprimer les doublons », puis sélectionnez la colonne dont vous souhaitez supprimer les doublons.

Une fois l’opération terminée, une boîte apparaîtra vous indiquant combien de valeurs en double ont été trouvées et supprimées, et combien de valeurs uniques restent dans la colonne.

Séparez le texte en plusieurs cellules

Si une colonne de texte a été copiée et collée, il faudra peut-être la formater davantage. Cela arrive souvent avec les noms et les dates, où tout le texte est dans une seule cellule, mais vous souhaitez qu’il soit séparé.

C’est facile à faire avec le bouton « Texte en colonnes » sous l’onglet « Données ».

Mettez en surbrillance la colonne que vous souhaitez diviser, puis cliquez sur « Données » et sélectionnez « Texte en colonnes ». Deux options vous seront proposées.

• Délimité examinera les caractères tels que les virgules pour indiquer où le texte sera divisé
• Largeur fixe vous permettra de sélectionner l’emplacement exact où le texte sera divisé

Suivez les invites de l’outil et regardez les exemples présentés sur la façon dont le texte sera divisé. Ensuite, cliquez sur « Terminer » et votre texte sera divisé entre plusieurs cellules !

Rechercher et remplacer du texte

Si vous importez de nombreuses URL de sites Web ou adresses e-mail, vous souhaiterez peut-être modifier le texte pour simplifier ce que vous consultez.

Supposons que vous disposiez de 100 URL provenant de votre site Web d’entreprise, mais que vous souhaitiez isoler les chemins d’accès aux pages et ignorer le domaine racine. Sous l’onglet « Accueil », cliquez sur le bouton « Rechercher et sélectionner » et cliquez sur « Remplacer ». Ensuite, indiquez ce que vous souhaitez trouver et par quoi vous souhaitez le remplacer.

Ensuite, cliquez sur « Remplacer tout » et le texte de votre URL sera simplifié. Cela rend extrêmement simple l’organisation du texte pour les campagnes de marketing et de médias sociaux.

Vous pouvez également utiliser le bouton « Rechercher et sélectionner » pour rechercher rapidement des chaînes de texte spécifiques, comme la fonction de recherche CTRL + F dans Microsoft Word.

Formules Excel de base

De nombreuses personnes utilisent Excel simplement pour les formules de base. Cela permet de gagner du temps en calculant manuellement les informations et de réduire les erreurs humaines potentielles (à moins que vous ne saisissiez les données dans la mauvaise cellule, alors faites attention !).

Chaque formule doit commencer par un signe = dans la cellule active, sinon vous recevrez une erreur.

Voici comment formater les formules suivantes :

• Ajout: Pour additionner la valeur de deux cellules, utilisez un signe +. Par exemple, =A1+A2.
• Soustraction: Pour soustraire la valeur de deux cellules, utilisez le signe –. Par exemple, =A5-A4.
• Multiplier: Pour multiplier la valeur de deux cellules, utilisez le signe *. Par exemple, =B3*B4.
• Diviser: Pour diviser la valeur de deux cellules, utilisez le signe /. Par exemple, =B5/B6.

Vous pouvez également combiner ces formules pour des calculs plus avancés. Si vous le faites, ajoutez des parenthèses autour des plages pour indiquer les sommes totales que vous souhaitez utiliser dans votre formule. Par exemple, =(A1+A2)*(B3-B4).

Fonctions Excel pour débutants

Les fonctions sont des formules prédéfinies qui peuvent être utilisées dans Excel pour rechercher des calculs simples et complexes. Comme nous l’avons mentionné précédemment, vous pouvez trouver les plus courantes sous l’onglet « Formules ».

• SOMME: La fonction SOMME additionnera les valeurs pour vous, généralement dans une plage spécifique. C’est un moyen rapide d’additionner des données sans ajouter manuellement chaque cellule d’une formule.
• MOYENNE: Vous avez du mal à calculer des moyennes dans votre tête ? Cette fonction fera le travail à votre place.
• COUNTIF: Cette fonction comptera le nombre de cellules dans une plage donnée qui répondent à un critère spécifique ; par exemple, le nombre de fois que le nom d’un employé apparaît dans une liste.
• HYPERLIEN: Besoin d’inclure un lien ou un raccourci vers une source externe ? Cette fonction vous permet de le faire.
• LEN: Cette fonction compte le nombre de caractères dans une cellule ou une chaîne de texte spécifique.
• APPROPRIÉ: Besoin de quelque chose de formaté pour que chaque mot commence en majuscule ? Pas besoin de réécrire votre texte, utilisez simplement cette fonction.

Excel propose plus de 450 fonctions différentes, dont beaucoup sont plus avancées que d’autres. Il est peu probable que vous les utilisiez tous un jour, mais il est bon de savoir qu’il existe des options robustes pour vous aider à trier efficacement les données.

Fouillez dans vos données comme un pro

Maintenant que vous connaissez les bases d’Excel, vous pouvez commencer à explorer toutes les options pour organiser et manipuler vos données. Une fois que vous aurez compris les bases, vous deviendrez plus à l’aise avec des fonctions plus avancées telles que RECHERCHEV et la combinaison de données de plusieurs feuilles.

N’oubliez pas que les opportunités sont infinies dans Excel et que Google est votre ami si vous êtes confus ou si vous avez besoin de guides supplémentaires étape par étape sur la façon de faire quelque chose.